¿Cómo llevar la contabilidad de una comunidad de propietarios?
La ley no exige un libro de cuentas concreto, pero sí aprobar cada año presupuesto y cuentas en junta, repartir los gastos por coeficiente y mantener un fondo de reserva de al menos el 10 % del presupuesto. Lo práctico: todo por la cuenta bancaria de la comunidad, cada movimiento clasificado y un cierre cada trimestre.
Por Equipo de Junta de Propietarios · Publicado el · Última revisión:
En breve
- La LPH solo exige un libro, el de actas (art. 19.1 LPH); las cuentas pueden llevarse en el formato que se quiera.
- Presupuesto y cuentas se aprueban en la junta anual (art. 16.1 LPH).
- Cada vecino paga según su cuota de participación salvo otro reparto en título o estatutos (art. 9.1.e LPH).
- El fondo de reserva no puede bajar del 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f LPH).
- Las derramas, contabilizadas aparte de las cuotas ordinarias.
¿Qué exige la ley sobre las cuentas de la comunidad?
La Ley de Propiedad Horizontal no impone un formato de contabilidad ni un «libro de cuentas» concreto: el único libro que exige es el de actas (art. 19.1 LPH). Lo que sí exige es:
- Que la junta apruebe cada año los presupuestos y las cuentas (art. 16.1 LPH).
- Que quien administre prepare el plan de gastos previsibles y lo someta a la junta, realice los pagos y cobros y custodie la documentación (art. 20 LPH). Sin administrador, esas funciones son del presidente (art. 13.5 LPH).
- Que cada propietario contribuya a los gastos según su cuota de participación (art. 9.1.e LPH), fijada en el título constitutivo (art. 5 LPH).
- Que exista un fondo de reserva de al menos el 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f LPH).
Todo lo demás —cómo registrar los movimientos, cada cuánto revisarlos— es organización. Lo que sigue es una forma sencilla y defendible ante cualquier vecino.
¿Cómo se prepara el presupuesto anual?
- Reúne los gastos del último año: luz, agua, limpieza, seguro, ascensor, mantenimientos y comisiones bancarias.
- Ajusta las partidas que sepas que cambian (un contrato renovado, una revisión obligatoria prevista).
- Añade la dotación al fondo de reserva para que no baje del mínimo legal.
- Reparte el total entre los propietarios según su coeficiente: cuota anual = presupuesto × coeficiente / 100, salvo que el título o los estatutos establezcan otro reparto.
- Preséntalo a la junta para su aprobación, con las cuentas del año anterior.
Partidas habituales en una comunidad pequeña:
| Partida | Qué incluye |
|---|---|
| Suministros comunes | Luz de escalera y portal, agua de zonas comunes |
| Limpieza | Empresa o persona de limpieza y productos |
| Seguro del edificio | Prima anual de la póliza comunitaria |
| Mantenimientos | Ascensor, puerta de garaje, extintores, jardinería |
| Gastos bancarios | Comisiones de la cuenta y de los recibos |
| Fondo de reserva | Dotación necesaria para mantener el mínimo legal |
¿Cómo se registran los ingresos y los gastos?
La forma más simple y fiable es partir del extracto del banco: si todo pasa por la cuenta de la comunidad, el extracto ya es el registro completo y solo hay que clasificarlo. Para cada movimiento conviene anotar:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha e importe | Cuadrar con el banco |
| Categoría (cuota, limpieza, luz, derrama…) | Comparar con el presupuesto |
| Propietario (en los ingresos) | Saber quién ha pagado cada mes |
| Proveedor y factura (en los gastos) | Justificar el gasto ante la junta |
Evita pagar o cobrar en efectivo: lo que no pasa por el banco hay que justificarlo aparte. Si llevas el registro en hoja de cálculo, tienes una plantilla gratuita de control de cuotas.
¿Cómo se contabiliza una derrama?
Una derrama es un pago extraordinario para un gasto que el presupuesto ordinario no cubre (una obra, una reparación grande). Contabilízala separada de las cuotas ordinarias: así se ve cuánto ha pagado cada vecino de la derrama y cuánto de la cuota, y no se confunden los morosos de una y otra.
En las obras necesarias de conservación, accesibilidad o impuestas por la Administración, el acuerdo de la junta se limita a repartir la derrama y fijar cómo se paga (art. 10.2.a LPH). Para las mejoras no necesarias hay mayorías y reglas especiales (art. 17.4 LPH). El cálculo del reparto, con un ejemplo, está en cómo calcular una derrama por coeficiente.
¿Cómo se hace un cierre trimestral?
La ley solo pide aprobar las cuentas una vez al año, pero revisarlas cada trimestre evita sorpresas en la junta. Un cierre trimestral razonable:
- Cuadra el saldo: el saldo de tus registros debe coincidir con el del banco a la fecha de cierre.
- Revisa las cuotas: lista quién no ha pagado algún mes y avisa por escrito (ver cómo reclamar a un vecino moroso).
- Compara con el presupuesto: gasto real del trimestre frente a lo previsto, partida por partida.
- Comprueba el fondo de reserva: que no haya bajado del mínimo legal.
- Archiva los justificantes del trimestre (facturas, contratos, avisos).
- Comparte un resumen con los vecinos: saldo, ingresos, gastos y deuda pendiente.
¿Tiene la comunidad obligaciones con Hacienda?
Según su actividad, sí puede tenerlas: por ejemplo, declaraciones informativas por los pagos a proveedores que superen ciertos importes al año, o retenciones si contrata a profesionales o tiene personal. Dependen de cada caso y cambian con la normativa, así que consulta la sede de la Agencia Tributaria o a un asesor fiscal; aquí no damos importes ni plazos.
¿Excel o una app para llevar las cuentas?
Con pocos movimientos, una hoja de cálculo bien hecha basta. Cuando el trabajo de copiar el banco a mano empieza a pesar —o el cargo de presidente rota y el Excel se pierde—, una app que descargue los movimientos y empareje cada cuota con su propietario ahorra tiempo. Junta de Propietarios hace eso en modo solo lectura y genera los informes en PDF para la junta. Comparamos las opciones en Excel, app o administrador de fincas.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. Las citas legales enlazan al texto consolidado del BOE; consulta siempre la versión vigente y los estatutos de tu comunidad.