Excel, app o administrador de fincas: ¿qué conviene a tu comunidad?
Para una comunidad pequeña y sin conflictos, una app de gestión suele ser el mejor equilibrio: cuesta poco y elimina el trabajo manual del Excel. El Excel solo compensa con muy pocos movimientos, y el administrador de fincas cuando hay obras importantes, morosidad crónica o nadie puede dedicar tiempo a la comunidad.
Por Equipo de Junta de Propietarios · Publicado el · Última revisión:
En breve
- Excel: gratis, pero todo a mano y dependiente de una persona.
- App de gestión: coste bajo y banco sincronizado; el presidente sigue decidiendo y firmando.
- Administrador de fincas: libera al presidente y aporta asesoramiento, con un coste mayor.
- Las opciones se combinan: app para el día a día y administrador para asuntos puntuales.
¿En qué se diferencian Excel, una app y un administrador?
No hay una opción mejor en abstracto: depende del tamaño de la comunidad, de cuánto tiempo puede dedicar el presidente y de lo complicada que sea su situación. Esta tabla resume las diferencias principales:
| Excel | App de gestión | Administrador de fincas | |
|---|---|---|---|
| Coste directo | Ninguno | Cuota fija (la nuestra: 9,35 €/mes, IVA incluido, pago anual) | Honorarios profesionales; varían según zona, tamaño y servicios contratados |
| Tiempo del presidente | Alto: todo se apunta a mano | Bajo: el banco y los pagos se cruzan solos | Mínimo: lo gestiona el profesional |
| Movimientos del banco | Copiados a mano | Descargados automáticamente | Los lleva el administrador |
| Control de morosos | Depende de que alguien revise | Aviso en cuanto falta una cuota | Lo controla y reclama el administrador |
| Documentación de la junta | Plantillas propias | Generada con los datos reales | La prepara el administrador |
| Asesoramiento jurídico | No | No | Sí, según lo contratado |
| Si cambia el presidente | Riesgo de perder el histórico | El histórico queda en la plataforma | Sin cambios |
¿Cuándo basta con un Excel?
Es la opción por la que empieza casi todo el mundo. No cuesta nada, es flexible y basta con saber usar una hoja de cálculo.
Ventajas
- Gratis y disponible en cualquier ordenador.
- Total libertad para organizarla como quieras.
Inconvenientes
- Cada movimiento del banco hay que copiarlo y asignarlo a mano.
- Los errores (una fórmula mal arrastrada, una fila duplicada) pasan desapercibidos.
- Suele entenderla solo quien la creó: cuando cambia el presidente, el histórico se pierde o hay que rehacerlo.
- Los morosos se detectan tarde, cuando alguien se acuerda de revisar.
Funciona en comunidades muy pequeñas, con pocos movimientos y un presidente constante.
¿Qué aporta una app de gestión de comunidades?
Una app automatiza el trabajo repetitivo: descarga los movimientos del banco, identifica qué propietario ha pagado cada cuota y ayuda a preparar la documentación de la junta. El presidente sigue tomando las decisiones, pero deja de pasar tardes cuadrando números.
Ventajas
- Coste bajo y predecible.
- Datos al día sin intervención manual y avisos cuando falta un pago.
- El histórico queda guardado, aunque cambie el presidente.
- Transparencia: las cifras salen del banco, no de lo que alguien apuntó.
Inconvenientes
- No da asesoramiento jurídico ni representa a la comunidad.
- El presidente sigue siendo responsable de convocar, firmar actas y reclamar deudas.
- Requiere conectar la cuenta bancaria de la comunidad (en nuestro caso, en modo solo lectura).
Junta de Propietarios es una app de este tipo, pensada para comunidades de hasta 10 propiedades. Si quieres saber qué hace exactamente, revisa las preguntas frecuentes.
¿Cuándo compensa un administrador de fincas?
La junta puede nombrar un administrador separado del presidente (art. 13.5 y 13.6 LPH), que puede ser un propietario o un profesional con cualificación reconocida. Asume las funciones del artículo 20 LPH: presupuestos, conservación del edificio, pagos y cobros y custodia de la documentación.
Ventajas
- Conocimiento técnico y jurídico, especialmente útil en obras, seguros y conflictos.
- Libera casi por completo al presidente.
- Gestiona la reclamación de deudas y la relación con proveedores.
Inconvenientes
- Es la opción más cara: los honorarios dependen de la zona, del número de viviendas y de los servicios incluidos, así que pide varios presupuestos.
- La comunidad pierde visibilidad directa del día a día si no hay buena comunicación.
- En comunidades muy pequeñas, el coste por vecino puede ser desproporcionado frente al trabajo real.
¿Cómo decidir qué os conviene?
Algunas preguntas que ayudan a decidir en la próxima junta:
- ¿Cuántos propietarios sois? En edificios de pocas viviendas, la gestión por el presidente con una buena herramienta suele bastar.
- ¿Hay obras importantes en marcha o en el horizonte? Si la respuesta es sí, un profesional aporta seguridad.
- ¿Hay morosidad crónica o conflictos? Un administrador puede canalizarlos mejor.
- ¿Alguien quiere asumir la presidencia con regularidad? Si el cargo rota cada año, una herramienta que conserve el histórico evita empezar de cero.
- ¿Cuánto está dispuesta a pagar la comunidad? Calcula el coste por vecino de cada opción.
Las opciones no son excluyentes: muchas comunidades pequeñas llevan el día a día con una app y recurren a un administrador de fincas solo para asuntos puntuales, como una obra o una reclamación judicial. Si os decidís por gestionarla vosotros, la guía cómo gestionar una comunidad sin administrador explica por dónde empezar.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. Las citas legales enlazan al texto consolidado del BOE; consulta siempre la versión vigente y los estatutos de tu comunidad.