¿Se puede gestionar una comunidad sin administrador de fincas?

¿Qué dice la Ley de Propiedad Horizontal?

La Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal (art. 13) enumera los órganos de gobierno de una comunidad: la junta de propietarios, el presidente (y, si se nombran, los vicepresidentes), el secretario y el administrador. De todos ellos, el único que no puede faltar es el presidente: se elige entre los propietarios y, si nadie se presenta, por turno rotatorio o sorteo. El cargo es obligatorio, aunque quien resulte designado puede pedir al juez su relevo dentro del mes siguiente.

La clave para prescindir de un administrador de fincas está en el apartado 5 de ese mismo artículo: las funciones del secretario y del administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta, por acuerdo mayoritario, decidan nombrar esos cargos por separado. Y el apartado 6 añade que el cargo de administrador puede ejercerlo cualquier propietario, no solo un profesional colegiado.

En la práctica, muchas comunidades pequeñas funcionan así desde siempre: el presidente lleva las cuentas, convoca la junta y redacta el acta. Lo que cambia es cómo de ordenado lo hace.

¿Qué tareas asume el presidente?

Al acumular los tres cargos, el presidente hereda las funciones que el artículo 20 LPH atribuye al administrador y las de secretario. Las más habituales son:

• Velar por el buen estado del edificio y de sus instalaciones, y avisar a los propietarios cuando haga falta.
• Preparar el plan de gastos previsibles (el presupuesto) y presentarlo a la junta.
• Encargar las reparaciones urgentes, informando después a los propietarios.
• Ejecutar los acuerdos sobre obras y realizar los pagos y cobros de la comunidad.
• Custodiar la documentación: libro de actas, facturas, contratos y comunicaciones.

Como secretario, además, debe levantar el acta de cada junta y cerrarla con su firma al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes (art. 19.3 LPH), conservar durante cinco años las convocatorias y demás documentos de las reuniones (art. 19.4) y emitir, con el visto bueno del presidente, el certificado de deudas que se pide cuando un vecino vende su piso (art. 9.1.e LPH).

¿Cómo se organizan las cuentas de la comunidad?

Las cuentas son la parte que más tiempo consume y la que más conflictos genera. Una base mínima para llevarlas bien:

1. Una cuenta bancaria a nombre de la comunidad

Nunca la cuenta personal del presidente. Con una cuenta propia, cada cuota y cada factura queda registrada y cualquier propietario puede comprobarla.

2. Un presupuesto aprobado en junta

La junta debe reunirse al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (art. 16.1 LPH). El presupuesto fija las cuotas que paga cada vecino según su coeficiente de participación (art. 9.1.e).

3. El fondo de reserva

La ley obliga a mantener un fondo de reserva que nunca puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f LPH). Conviene revisarlo cada vez que se aprueba un presupuesto nuevo.

4. Un repaso mensual de quién ha pagado

Cruzar cada ingreso del banco con el propietario que lo hizo es la tarea que más se retrasa cuando se lleva a mano. Si un mes falla una cuota y nadie lo detecta, la deuda crece y la reclamación se complica. En la guía cómo reclamar a un vecino moroso explicamos qué hacer cuando ocurre.

¿Qué obligaciones hay a lo largo del año?

Además del día a día, hay fechas que no se pueden pasar por alto. Un calendario orientativo:

• Junta ordinaria anual, convocada con al menos seis días de antelación (art. 16.3 LPH). Lo detallamos en cómo convocar la junta de propietarios.
• Envío del acta a todos los propietarios una vez cerrada (art. 19.3 LPH).
• Inspecciones técnicas del edificio, del ascensor y de otras instalaciones: los plazos dependen de la normativa de tu comunidad autónoma y de tu ayuntamiento, así que consulta la que te aplica.
• Obligaciones fiscales: según los pagos que haga la comunidad (por ejemplo, a profesionales con retención o a proveedores con un volumen anual relevante) puede tener que presentar declaraciones informativas. Si tienes dudas, consulta con la Agencia Tributaria o con un asesor.

¿Cuándo sí conviene contratar un administrador?

Gestionar la comunidad sin administrador funciona bien en edificios pequeños, con pocos vecinos y una convivencia razonable. Hay situaciones en las que un administrador de fincas colegiado aporta mucho:

• Obras importantes (rehabilitación, accesibilidad, fachada) con licencias, subvenciones y varios presupuestos.
• Conflictos serios entre vecinos o impugnaciones de acuerdos.
• Varios morosos a la vez o deudas que ya van a juicio.
• Comunidades con personal contratado (portería, limpieza), con nóminas y seguros sociales.
• Que nadie esté dispuesto a dedicarle tiempo de forma constante.

No es una decisión para siempre: la junta puede nombrar un administrador cuando lo necesite y volver a la gestión por el presidente más adelante. Comparamos los tres modelos en Excel, app o administrador de fincas.

¿Qué herramientas ayudan a hacerlo sin perder horas?

Lo habitual es empezar con una hoja de cálculo. Funciona mientras la mantiene la misma persona, pero obliga a copiar a mano cada movimiento del banco y es fácil que se quede desactualizada o que nadie más la entienda cuando cambia el presidente.

Una app de gestión como Junta de Propietarios automatiza esa parte: se conecta en modo solo lectura al banco de la comunidad, descarga los movimientos cada día, empareja cada ingreso con su propietario y te avisa de quién va retrasado. A partir de ahí puedes preparar la convocatoria de la junta o los informes en PDF con los datos reales. No sustituye las decisiones de la junta ni el criterio del presidente, pero sí el trabajo mecánico.

¿Tienes más dudas sobre el funcionamiento? Están resueltas en las preguntas frecuentes.